Ik ben Pieter Temmerman, een senior M365 analist binnen Ventigrate.
Recent woonde ik de ESPC 2022 beurs bij te Kopenhagen. Eén van de producten die mijn aandacht konden vatten was de Viva suite binnen Office 365. Niet elke applicatie binnen de Viva suite heeft voor iedereen toegevoegde waarde.
Welke applicatie er voor mij bovenuit springt? Dat moet Viva Insights zijn, waar het welbevinden van elk individu centraal staat en waarmee Microsoft een oplossing probeert te bieden om controle over werk te bewaren. Werkbaar en leefbaar werk reduceert logischerwijs stress en kan zo burn-out tegengaan.
Graag bied ik jullie mijn 5 tips aan over hoe Viva Insights je kan helpen om de controle over je werkdag te bewaren.
1. Viva Insights app in Microsoft Teams
Het begint allemaal met hoe je het beste aan de functionaliteiten kan van Viva Insights. Binnen Microsoft Teams kan je de Viva Insights applicatie toevoegen. Eenmaal toegevoegd kan je deze ook pinnen om er eenvoudig opnieuw terug naartoe te gaan.
De applicatie geeft ons meteen toegang tot de belangrijkste functionaliteiten waarbij ik er zo meteen enkele van prijs geef.
2. Bescherm je vrije tijd
Er zijn meerdere functionaliteiten die toelaten om deze te beschermen. Het begint voor mij bij het correct instellen van je werkweek. Dit doe je door correct je werkuren in te geven. Het gevolg van deze actie is dat er in Outlook niet langer zomaar vergaderingen ingepland kunnen worden.
Een volgende actie is voor mij het aangeven van je lunchtijd. Zodoende word je lunchtijd dagelijks geblokkeerd en kunnen er geen vervelende meetings ingepland worden op dat moment.
De laatste actie die ik hier naar boven wil brengen is optioneel. Viva Insights laat namelijk toe om mobiele notificaties op stil te plaatsen tijdens vooraf bepaalde tijdstippen.
3. Plan focus tijd in
Microsoft voerde het begrip focus tijd in zodat ieder de kans krijgt om efficiënt en productief werk te leveren. Wanneer iemand gestoord wordt kost het gemiddeld 23 minuten tijd eer die zijn concentratie terug kan vinden ( bron ). Het concept is dan ook eenvoudig, je kan ervoor kiezen om 1 tot 4 uur per dag te blokkeren in je agenda als focus tijd. Op deze geblokkeerde tijdsloten kan men alvast geen vergadering inplannen. Tijdens de focus tijd kan je er ook voor kiezen dat meldingen op stil geplaatst worden.
4. Probeer efficiënte meetings te houden
Vergaderingen zijn per definitie momenten waarbij elk aanwezig individu gedurende lange tijd zijn concentratie moet aanhouden. Het enige probleem is dat het menselijke brein dit niet kan in de mate waarin wij dit verwachten en al zeker niet meerdere malen per dag. Probeer het aantal meetings te beperken en de duurtijd niet boven 50 minuten te laten gaan.
Viva Insights laat toe bovendien toe om vergaderingen automatisch in te korten. Een leuk gevolg is dat je voldoende tijd hebt om tussen vergaderingen door nog even de benen te strekken, een drankje te gaan halen of gewoonweg tijd hebt om naar het juiste lokaal te wandelen. Dit alles moet toelaten de aandachtspanne te beperken en om jezelf de tijd te geven te ontstressen voor de volgende vergadering.
5. Zeer korte mindfulness oefeningen
De laatste tip is om regelmatig korte pauzes te nemen. Binnen Viva Insights springen hier 2 functionaliteiten in het oog:
- Microsoft Headspace
Binnen Viva Insights zijn prestigieuze korte meditaties, mindfulness oefeningen, beschikbaar. De bedoeling is dat je met 1 tot 5 minuten jouw stress niveau kan reduceren. Er komen hart coherente ademhalingstechnieken in voor.
- Virtual commute
Waar we op een gewone werkdag naar het kantoor gaan krijgen we tijdens het reizen huiswaarts de tijd om onze stressniveaus te verminderen. Sinds een golf van telewerk onze contreien overspoelden ten gevolge van Covid-19 ontbreekt dit echter, problematisch in bepaalde gezinssituaties. Microsoft biedt de optie om je vaste telewerk dagen aan te duiden zodat er automatisch een virtuele reistijd in je agenda wordt geblokkeerd. Dit laat toe dat er niet tot het einde van je werkdag vergaderingen kunnen geboekt worden en het zorgt ervoor dat je kan stoppen met werken en even kan ontspannen. Tevens krijg je een overzicht van wat er morgen in je agenda staat en krijg je automatisch enkele voorstellen van openstaande zaken waar een taak voor aangemaakt kan worden. Afsluiten doe je met een korte meditatie.
