Paperless working en automatiseren met Microsoft 365

Papieren documenten en archiefkasten zijn al tientallen jaren de manier om informatie te ordenen in een kantoor, jouw bedrijf of zelfs binnenshuis. Maar dat betekent niet dat fysieke, papieren documentatie de beste optie is. Veel kantoren en werknemers wereldwijd stappen over van fysieke documenten op elektronische document managementsystemen. Tools zoals SharePoint Online, Teams en OneDrive zijn wel gekend onder het Microsoft 365 ecosysteem.

WAAR LOPEN BEDRIJVEN NOG STEEDS TEGEN AAN DE DAG VAN VANDAAG

PIJNPUNTEN

Het kiezen van een sterk document managementsysteem is een cruciale stap naar paperless working, maar het digitaliseren van je papieren en documenten is niet het enige dat hier telt. Zo zijn er een aantal zaken die we steeds zien terugkomen bij onze klanten en dat doorheen de jaren toch meer en meer een pijnpunt begint te vormen:

Grote Excel bestanden die dikwijls misbruikt worden en via mail rondcirculeren
Input formulieren lopen op papier en in sommige gevallen zelfs nog met doordruk papier
De status van documenten zijn dikwijls niet gekend (documenten gaan van persoon to persoon)
Opzoeken van documenten en processen is dikwijls niet mogelijk of loopt heel moeizaam
Handtekeningen lopen nog steeds op papier
De kans is groot dat papieren documenten verloren gaan
Teams hebben hun eigen manier van werken, deze is dikwijls niet gestroomlijnd met de organisatie
Veel werk met het inscannen van documenten
Samenwerken op documenten is dikwijls niet mogelijk of loop heel moeilijk

BEKIJK MET VENTIGRATE HOE MICROSOFT 365 EN HET POWER PLATFORM EEN OPLOSSING KAN BIEDEN

ONZE OPLOSSING

WAAR KAN VENTIGRATE U MEE HELPEN

EXPERTISE

Process Management

PowerApps maakt het mogelijk om handmatige bedrijfsprocessen te transformeren naar digitale, geautomatiseerde processen. En dat zonder code te schrijven. Met behulp van templates in PowerApps kan je op een ‘snelle’ manier zakelijke apps bouwen voor Android, iOS Windows en de meeste webbrowsers. De gebouwde applicaties kunnen gegeven bevatten vanuit meerdere gegevensbronnen zoals SharePoint, Excel, Office 365 Dynamics 365, SQL Server en vele andere.

Process Automation

Met Microsoft Automate kunt u eenvoudig applicaties en services aan elkaar verbinden. Binnen de tool kun je taken automatiseren door ‘flows’ in te stellen die getriggerd worden door specifieke gebeurtenissen. Op die manier blijft er meer tijd over voor grotere en belangrijkere zaken. De tool is ook uitgerust met RPA (Robotic Process Automation) om taken in Windows en Web applicaties te automatiseren.

Process Insights

Ondernemingen hebben grote hoeveelheden gegevens die de basis moeten vormen van strategische beslissingen. Toch vinden veel bedrijven het lastig om de juiste informatie op de juiste moment te vinden en in te zetten. Veel gegevens zitten verstopt in veel verschillende geautomatiseerde systemen, waardoor ze lastig bruikbaar zijn. Het doel van Power BI is om gegevens te vertalen naar uitgebreide visualisaties vanuit meerdere gegevensbronnen die het succes bevorderen van de organisatie.

Process Intelligence

Power Virtual Agents stelt je in staat om eenvoudig krachtige bots te maken met behulp van een grafische interface zonder code. Power Virtual Agents neemt veel van de belangrijkste problemen aan met het bouwen van bots. Het elimineert de kloof tussen de business en de development teams die de bots bouwen. Problemen en bijhorende oplossingen kunnen op een snelle manier gedefinieerd en geïmplementeerd worden waardoor de lange wachttijden tussen de business en het development team wordt verkleind.

WIJ SPREKEN VANUIT ONZE ERVARING

LEUKE REFERENTIES

POLITIE HEKLA – Uitrol Microsoft 365

Binnen Politie Hekla was er vooral nood aan een nieuwe digitale manier van samenwerken. Overheen alle zones en afdelingen werd Microsoft 365 uitgerold als het nieuwe platform om deze digitale samenwerking tot stand te brengen. Politie Hekla zag hier zeker een meerwaarde in maar wou hier hun eigen structuur in kunnen opbouwen.

Een sterke voorbereiding maakte onze job natuurlijk een stuk gemakkelijker. Ventigrate heeft hier in een aantal weken een nieuwe structuur opgebouwd in samenwerking met de Politie Hekla. Er werd ook meteen gekeken naar de extra mogelijkheden die het power platform kon aanbieden binnen de nieuwe omgeving. Zo werden er meteen een aantal PowerApps formulieren aangemaakt ter ondersteuning van de digitale samenwerking.

Als eindresultaat werkt de Politie Hekla nu volledig samen op de nieuwe SharePoint Online omgeving. Het document management en verder samenwerking gebeurt nu volledig via Microsoft 365.

Technologieën: Office 365, SharePoint Online, MS Teams, Power Automate, Power Apps

PSA – Uitrol Microsoft 365

Het doel van dit project is de uitrol van Microsoft 365. Hierbij werd de huidige manier van werken onder de loep genomen en hebben we onderzocht of bepaalde processen en werkzaamheden mogelijks vereenvoudigd, verbeterd of uitgebreid kunnen worden met tools die M365 te bieden heeft. Zodoende kunnen in België alle bedrijven uit de groep (PSA zelf en ook MPET en ATS) digitaal gaan samenwerken.

We zijn gestart met Governance sessies om de basisrichtlijnen en regels vast te leggen en uit te leggen hoe de applicaties van M365 gebruikt zullen worden. Daarnaast hebben we ook een communicatie- en trainingsplan opgezet, waarbij we een M365 informatiesite hebben aangemaakt en een reeks aan opleidingspakketten hebben voorzien (train the trainer). Er wordt bij PSA, MPET en ATS vooral gefocust op Teams en SharePoint in deze fase van het project. In een latere fase zullen de andere applicaties ook zeker aan bod komen omdat deze een meerwaarde kunnen bieden bij de dagelijkse werkzaamheden op het online platform.

Technologieën: Office 365, SharePoint Online, MS Teams, Power Automate, Power Apps, Sharegate

Maakt meteen een afspraak voor een live call in onze online Bookings kalender

Bookings Kalender

ONTDEK EEN AANTAL LEUKE NIEUWIGHEDEN

LEUKE NIEUWIGHEDEN

SHAREPOINT EMBEDDED

De nieuwe API-only omgeving van SharePoint zorgt voor een nieuwe basis van waaruit we applicaties kunnen maken. Met nog steeds zelfde vertrouwde enterprise features van SharePoint.

MICROSOFT LOOP

De toekomst van notities (samen) te maken! Of je nu Outlook, Teams of simpel weg in de browser zit, je kan doormiddel van Microsoft Loop samenwerken aan je notities op een moderne manier. Eentje om het in oog te houden, als je het ons vraagt.

M365 BACKUP & ARCHIVE

Een feature die de voorgaande jaren vooral door 3th party oplossing voorzien werd voor Microsoft 365, maar binnenkort ook out of the box aanwezig gaat zijn in SharePoint.

SLIMME SEARCH

Slimme search, mogelijk gemaakt door OpenAI, ontketent de kracht van geavanceerde taalmodellen voor het vinden van nauwkeurige en relevante informatie binnen grote hoeveelheden tekst. Profiteer van snellere inzichten en doelgerichte resultaten voor efficiënter onderzoek en informatieverwerking.