Provincie West-Vlaanderen

Elektronische verwerking van subsidiëringsaanvragen

Klant

De Sportdienst van de provincie West-Vlaanderen staat in voor de ondersteuning van sportevenementen en -initiatieven binnen de provincie. Zo zijn ze onder andere verantwoordelijk voor het toekennen van werkingstoelagen aan sportorganisaties en voor de ondersteuning van sportevenementen.

Vereisten

De sportdienst van de Provincie West-Vlaanderen staat in voor de verzameling en afhandeling van de subsidiërings- en ondersteuningsaanvragen van sportorganisaties. Via de publieke SharePoint portaal wensen zij de verschillende organisatoren en organisaties de mogelijkheid te geven hun aanvraagdossier elektronisch in te dienen en een eenvoudige opvolging te verzekeren.

In de verwerking en afhandeling van de aanvragen dient geautomatiseerd te verlopen.

Realisatie

Ventigrate voerde een uitgebreide analyse en procesoptimalisatie uit van het sportsubsidiëringsproces bij de Sportdienst. Volgende stappen werden in detail uitgewerkt en vertaald naar een technisch ontwerp op basis van SharePoint 2007, InfoPath en Nintex Workflow:

  • Registratie van een nieuwe aanvrager van sportevenementen
  • Erkenningsprocedure van een aanvrager voor indiening van subsidiëringsaanvragen
  • Aanvraagproces voor werkingstoelagen
  • Aanvraagproces voor werkingstoelagen voor gehandicaptensport
  • Ondersteuning van evenementen

Bij het uitschrijven van de processen werd steeds rekening gehouden met het optimaliseren en beperken van de werkdruk voor de Sportdienst. Waar mogelijk verlopen de verschillende stappen geautomatiseerd onder supervisie van de Sportdienst

In een volgende fase zal Ventigrate instaan voor de realisatie van de subsidiëringssite.