GO

Electronisch Document Management

Klant

Het Onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap (afgekort GO!) is het onderwijsnet van de Vlaamse Gemeenschap en is organisatorisch gespreid over 28 scholengroepen. Het net telt ongeveer 700 scholen, internaten, kinderdagverblijven, centra voor leerlingenbegeleiding. In totaal gaat het hier over 1350 vestigingsplaatsen.

Vereisten

Het GO! heeft daarnaast een centrale dienst waarbinnen ook de Sector Documentatie- en Kennisbeheer – afdeling Financiën ressorteert. Zij beheren alle documentatie die relevant is voor het (gemeenschaps) onderwijs. Bij het onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap draaide een toepassing documentatie die aan vervanging toe was. Deze toepassing betreft het beheer en het raadplegen van de documentatie en de bibliotheek door de administraties van verschillende scholen. De bedoeling van het project was dat de gewone gebruiker snel de informatie kon terugvinden die hij nodig heeft. De documentatie komt uit verschillende bronnen, namelijk onder andere uit:

  • boeken, brochures en rapporten
  • tijdschriften met de tijdschriftedities en tijdschriftartikels
  • aanvulwerken met de aanvulwerkedities en rubrieken
  • ...

Realisatie

Ventigrate zette voor het GO! Het bestaande EDM systeem om naar een gebruiksvriendelijke platform op basis van Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007). Hierbij voorzagen we na een grondige doorlichting van de complexe informatiestructuur de nodige configuraties om de informatie vlot te kunnen beheren. De bestaande documentatie werd hierbij automatisch overgezet naar de nieuwe omgeving.

Omdat de gebruiksvriendelijkheid en de kracht van de zoekmotor een bepalende factor zouden spelen bij het succes van de nieuwe toepassing, ging extra aandacht naar het doorzoekbaar maken van de informatie.